Статьи и обзоры
Как создать эффективную систему информирования сотрудников?
Дек
Оперативно распространить информацию, поддерживая ее актуальность на большом предприятии, требует немалых операционных расходов и трудозатрат, необходимо распечатать и разнести объявления по зданиям, этажам и отделам, проследить за тем, чтобы важная информация не затерялась среди вороха бумаг и не была закрыта другим объявлением или просто кем-то сорвана.
Любому современному предприятию или организации требуется связующее звено между руководством и коллективом. С помощью различных инструментов руководство выражает свою волю, издавая приказы и распоряжения, знакомит сотрудников с распорядительными документами, собирает участников на совещания, оповещает о различных мероприятиях. Для бесперебойного взаимодействия руководства с персоналом необходимо выстроить в компании внутреннюю систему информирования.
Внутренняя система информирования сотрудников – это комплекс мероприятий по информированию сотрудников, призванный решать поставленные руководством задачи.
Задачи системы внутреннего информирования
Перед системой внутреннего информирования стоят несколько основных задач:
- Создать единую систему ценностей, стандартов, форм передачи информации, чтобы повысить управляемость организацией;
- Обеспечивать руководителей и подчиненных информацией, необходимой для производственных процессов;
- Создавать и укреплять у сотрудников чувство причастности к делам предприятия.
- Стимулировать сотрудников влиять на настроения в коллективе (правильно выстроенная система мотивации увеличивает производительность труда);
- Улучшать и облегчать взаимодействие между подразделениями для выполнения общих производственных задач;
- Внедрять изменения. Формировать лояльность сотрудников к анонсируемым изменениям;
- Укреплять трудовую дисциплину и повышать безопасность на производстве;
- Создавать благоприятный психологический климат в коллективе;
Чтобы выстроить систему внутреннего информирования, надо ежедневно определять содержание, объем и целевую аудиторию передачи информации.
Виды и свойства информации
Виды информации
Существует несколько классификаций информации, но для применения в организации с целью информирования сотрудников, в работе следующие виды:
По форме представления:
- текстовая – оформлена в текстовой форме: объявление, статья, газета, журнал, сайт и т. д.;
- числовая – представлена в числовом выражении: таблица, приборная шкала, циферблат часов, различные цифровые табло;
- графическая – информация в виде изображений: картина, схема, таблица, фотография или видеоролик;
- звуковая – информация распространяется с помощью звуков: музыка, человеческий голос, различные звуковые сигналы.
По назначению:
- массовая (публичная) – информация нацелена на широкую аудиторию. Применительно к сфере информирования персонала это могут быть публичные объявления или массовые рассылки, касающиеся всего коллектива;
- специальная – информация имеет значение и понятна для определенной группы людей, объединенных общими профессиональными или иными интересами, оперирует узкоспециальными терминами и понятиями, например техническая информация (чертежи, спецификации, технологические карты и процессы и т. д.);
- личная – информация касается отдельного индивидуума и представляет собой набор сведений о его личности, социальных контактах, семейном положении, характере, привычках и т. п. Подобную информацию обычно аккумулируют служба безопасности и отдел управления персоналом.
Свойства информации
Полезность. Определяется тем, насколько использование информации позволяет решать поставленные перед субъектом информирования задачи. Например, в плане повышения объемов продаж информационное письмо о новых видах производимой продукции и предоставляемых услуг будет значительно полезнее, чем рассылка о предстоящем конкурсе детского рисунка.
Достоверность. Информация должна отражать истинное положение дел. Ложная информация может иметь как быстрые, так и отдаленные негативные последствия. Если сотрудники получат недостоверную информацию, то они будут иметь искаженное представление о ситуации и, вследствие этого, принимать неверные решения.
Полнота. Даже достоверная, но неполная информация теряет свою полезность. Поэтому информации должно быть достаточно, чтобы сотрудники принимали верные решения.
Актуальность. Любая информация имеет срок давности, по истечении которого она теряет свою значимость. Актуализировать ее нужно с определенной периодичностью.
Конфиденциальность. Не вся информация подлежит доведению до всего коллектива. Особую осторожность следует проявлять в работе с конфиденциальной информацией, которая имеет гриф «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования» и т. п. Работа с конфиденциальной информацией и уровни допуска к ней должны быть обязательно закреплены и утверждены в таких локальных нормативных актах, как:
- инструкция по делопроизводству;
- инструкция по соблюдению режима безопасности внутри организации;
- инструкция по работе с документами, имеющими гриф «для служебного пользования» и «конфиденциально»;
- перечень сотрудников, которые имеют доступ к информации о коммерческой тайне организации, и т. п.
В зависимости от вида и свойства информации в организации выстраивается система информирования. Чтобы система была эффективной, необходимо для каждого конкретного случая передачи информации:
- определить содержание и объем передаваемой и получаемой информации;
- определить круг лиц, до которых необходимо донести информацию;
- установить периодичность и сроки передачи информации;
- определить ответственных, кто будет информировать конкретных лиц или группы;
- выбрать формы предоставления информации и каналы, исключающие ее искажение;
- наладить обратную связь, т. е. системы, где перемещение информации осуществляется не только сверху вниз, но и снизу вверх.
Теперь в распоряжении руководителей есть универсальный и высокотехнологичный инструмент на все случаи информирования, который выступит надежным посредником для передачи информации. Система цифровой передачи и распространения информации на видеоэкранах Digital Signage, расположенных в различных помещениях организации, доведет важные и нужные сообщения до персонала в простом, наглядном и привлекательном виде, учитывая место и время.
О чем нужно информировать сотрудников:
Цели, стратегия, перспективы организации
Цели организации (долгосрочные и ближайшие), стратегия, перспективы – это важнейшая часть информационного потока, которую необходимо доводить до сотрудников. Именно на основании этих данных коллектив делает выводы о состоянии дел в компании и, соответственно, о дальнейших перспективах работы в ней.
Как правило, о целях, стратегиях и перспективах организации сотрудникам в начале года докладывает руководитель организации. Тезисы его доклада можно разместить на видеоэкранах, расположенных в лифтовых холлах, столовой, приемных руководителей, местах ожидания корпоративного транспорта. В случаях необходимости экстренного информирования, которое проводится в случае реорганизации, закрытия, перепрофилирования компании, срочное сообщение может быть быстрой выведено на экран в виде бегущей строки, привлекающей внимание.
Имидж и корпоративная культура
Имидж – это репутация, которая создается с помощью средств массовой информации и преподносится обществу. То есть взгляд на организацию со стороны.
Информация об имидже организации тесно связана с целями и перспективами и является их логическим следствием. Как правило, имиджем организации занимаются либо организации-имиджмейкеры, либо внутреннее подразделение организации – отдел маркетинга и рекламы, отдел по связям с общественностью.
Корпоративная культура – модель поведения внутри организации, система ценностей, принципов, сформированная в процессе функционирования компании и разделяемая всеми членами коллектива.
Информация о корпоративной культуре представляет собой сведения:
- о корпоративном стиле: дизайн помещений, символика компании, корпоративные цвета, дресс-код, принятый в компании;
- формуле вежливости – модель общения, принятая в организации;
- взаимоотношениях между сотрудниками и подразделениями: формы документов, утвержденные для этого в организации, правила и особенности;
- о правилах обращения с созданной, полученной и переданной информацией;
- критериях оценки эффективности работы сотрудников;
- правилах внутреннего трудового распорядка, контроле трудовой дисциплины и безопасности;
- способах разрешения конфликтных ситуаций.
Большая часть этих положений представлена в виде утвержденных приказом инструкций и положений. Но основные тезисы в виде выдержек из документов и емких фраз, можно донести с помощью ярких и динамичных сообщений с графическими иллюстрациями или компьютерной анимацией, которое помогут уяснить и запомнить главное.
Достижения
Достижения организации выражаются в росте объемов производства и продаж, открытии новых филиалов, появлении новых продуктов и услуг. Информирование об этом должно производиться с определенной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год и т. д.) в зависимости от характера деятельности, объемов производства, продаж и иных характеристик, значимых для данной организации.
Поскольку каждый из сотрудников вносит свой вклад в улучшение экономических показателей работы организации, то он имеет право рассчитывать на своевременную и точную информацию о состоянии дел в организации.
Ежемесячные, еженедельные и ежедневные отчетные показатели, можно отразить на видеоэкранах в виде графиков, шкал, диаграмм, таблиц или цифровых значений, которые могут изменяться в режиме реального времени, синхронизируясь с базой данных предприятия или просто с таблицами в Excel.
Мероприятия внутри организации
Коллектив нужно регулярно оповещать о конкурсах профессионального мастерства, производственных соревнованиях (например, о соревновании между секторами отдела продаж по объемам проданной продукции за месяц, квартал, год), о проводимых на предприятии конкурсах, а также о результатах этих конкурсов.
Победителей можно отметить в виде выведенного на экран поздравительного слайда с фотографией и информацией о выдающемся достижении конкретного сотрудника или отдела. Это сплачивает коллектив, поднимает корпоративный дух и дополнительно стимулирует достигать новых вершин.
Кадровые решения
Необходимо своевременно информировать сотрудников о кадровых перемещениях, изменениях трудовых функций и обязанностей.
Как правило, до коллектива нужно доносить следующую информацию:
- изменения в расстановке и личном составе руководителей среднего звена и в высшем руководящем составе;
- изменения выполняемых функций подразделений и сотрудников;
- представление коллективу новых сотрудников;
- иные назначения и увольнения.
Распространение информации о кадровых решениях очень чувствительна для всей организации в целом и не может размещаться бесконтрольно. Размещённое каким-то шутником или злоумышленником объявление, не соответствующее действительности, может серьезно повлиять на взаимоотношения в коллективе, поэтому кадровая информация в цифровом виде, размещаемая на видеоэкранах, способна вызвать большее доверие у аудитории, чем бумажные объявления.
Обучение
Следует обязательно доводить до сотрудников сведения о возможности повышения профессионального уровня. Это могут быть тренинги, курсы повышения квалификации, семинары и конференции, особенно если они связаны с перспективами карьерного роста сотрудников. Кроме того, следует информировать коллектив о предстоящих аттестациях, а после их проведения – об их итогах.
Документационное обеспечение управления
Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения), локальные нормативные акты и организационно-правовые документы в обязательном порядке должны быть доведены до сведения сотрудников.
Профессиональная информация
В обязанности руководителя подразделения входит регулярно информировать подчиненных о профессиональных новшествах, изменениях в законодательной базе, ситуации в профессиональной сфере: расстановке сил на рынке, деятельности конкурентов, изменениях в клиентской базе и т. д.
Непрофессиональная информация
К ней относятся частные объявления, поздравления, реклама мероприятий, новости, прогноз погоды, расписание движения корпоративного транспорта, навигация по предприятию, информация о спортивной и культурной жизни и т. д.
Каналы и инструменты информирования
В распоряжении руководителей, секретарей и службы персонала есть множество инструментов для организации информирования трудового коллектива, от корпоративных порталов и электронной почты, до досок объявления и периодических печатных изданий.
Не стоит забывать о том, что:
- у работников предприятия (рабочие производственных цехов, водители, механики и т. п.) в силу специфики их деятельности на рабочих местах нет компьютеров, поэтому они оказываются за информационным бортом;
- нельзя игнорировать потенциальных сотрудников, т. е. людей, пришедших трудоустраиваться или иных гостей и посетителей предприятия. Хорошо, если они смогут ознакомиться с некоторыми аспектами жизни предприятия и составить о нем благоприятное впечатление.
Поэтому информирование сотрудников в местах их наибольшей концентрации с помощью информационных стендов, было и остается важным каналом для взаимодействия.
Технический прогресс не стоит на месте и на смену устаревшим и не отвечающим современным вызовам доскам с бумажными объявлениями, пришли цифровые дисплеи с системой управления контентом (CMS), на экранах которых информация отображается в привлекательной форме, заставляет обращать на себя внимание, регулярно обновляется, оставаясь всегда актуальной. Общепринятое название такого программно-аппаратного комплекса – Digital Signage. Иногда систему информирования сотрудников предприятия с помощью видеоэкранов называют корпоративным телевидением, когда видеоряд сопровождается дополнительной текстовой информацией таким образом, что взаимодействие с аудиторией осуществляется без звук, только с помощью визуального воздействия.
Обновляемая в реальном времени информация, которая может быть размещена с помощью Digital Signage:
- Приказы, распоряжения, инструкции и регламенты;
- Производственные показатели и результаты работы предприятия за определенный период;
- Служебные сообщения и объявления;
- Поздравления с днем рождения, победой в каких-либо конкурсах и соревнованиях, юбиляров, лучших работников и т. д.;
- Поздравления с праздниками и общекорпоративными достижениями;
- Корпоративные новости и публикации;
- Оповещение о совещаниях и иных значимых мероприятиях;
- Расписание движения корпоративного транспорта;
- Приглашение участию в конкурсах и соревнованиях;
- Правила безопасности и трудовой дисциплины;
- Графики мероприятий, расписание работы служб и отделов, приемные часы руководителей;
- Навигационные указатели, планы и схемы;
- Контактная информация отделов, служб и отдельных сотрудников;
- Предупреждения и оповещения в экстренных ситуациях;
- Видеотрансляции важных мероприятий и обращений руководства к сотрудникам;
От того, на сколько удобной, гибкой, функциональной, надежной и безопасной будет установленная на предприятии система цифрового информирования и оповещения зависит эффективность взаимодействия между руководством и сотрудниками.
Одной из таких систем является система InfoBoard, созданная на платформе швейцарской компании SpinetiX, которая сочетает в себе программное обеспечение Elementi, отвечающее за создание, планирование и распространение контента и сетевые медиа-контроллеры HMP, которые обеспечивают воспроизведение контента на подключенных к ним средствам отображения (телевизор, дисплей, проектор, видеостена, светодиодный дисплей и т. д.) обработку полученной информации. Медиа-контроллеры могут работать в полностью автономном режиме, самостоятельно загружая и обрабатывая данные из разных источников, создавая из них по шаблону готовые информационные страницы.
Независимость оборудования и программного обеспечения, возможность его работы в локальной сети без подключения к сети Интернет, защита от взлома и установки сторонних программ, позволяет быть уверенным в исключительной надежности, безопасности системы под управлением SpinetiX и сохранности передаваемой служебной информации.
Компания TimeLine предлагает вам внедрить в вашей организации или на вашем предприятии систему InfoBoard, которая станет универсальным и надежным инструментом для коммуникации с персоналом. Отсутствие серверов, простая и быстрая настройка, русифицированный интерфейс приложения, которым сможет управлять любой сотрудник, умеющий создавать презентации и владеющий PowerPoint, позволит без труда освоить принципы работы, без необходимости в привлечении дизайнеров или программистов для создания и распространения контента.
Свяжитесь с нами!
